各市、县（市、区）司法局、档案局：

 现将《浙江省社区服刑人员档案管理办法（试行）》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。执行中遇到的相关问题请及时报告上级主管部门。

 我省社区服刑人员档案范本样式（包括封面、内页表格及封底等在内的合订本）另行制作下发。

 特此通知。

二○○九年六月一日

浙江省社区服刑人员

档案管理办法（试行）

     第一条    为进一步规范社区服刑人员档案管理工作，不断提升我省社区矫正基层基础建设水平，现根据《司法行政机关社区矫正工作暂行办法》，《浙江省社区矫正试点工作意见》、《浙江省社区矫正试点工作实施方案（修订）》、《浙江省社区矫正工作流程》、《浙江省社区矫正对象奖惩考核暂行办法》等相关规定，以及《关于进一步加强社区矫正试点工作的通知》（浙委办【2008】100号）精神和要求，特制定本办法。

第二条    社区服刑人员档案是司法行政机关对社区服刑人员进行监督管理、教育矫正、考核奖惩和帮助服务等社区矫正日常管理活动的历史记录，在形式上包括一系列具有保存价值的文字、图像、声像等资料。

   第三条    社区服刑人员档案管理工作是非监禁刑罚执行工作的重要组成部分，应当纳入司法行政机关档案全宗，实行集中统一管理，确保档案的完整性、安全性及其有效利用。

   第四条    各级司法行政机关应当依法加强对社区服刑人员档案的管理，自觉接受同级档案管理部门的指导、监督和检查。

   第五条    各级档案行政管理部门应当依法加强对社区服刑人员档案管理工作的指导、监督和检查。

   第六条    凡是在社区矫正工作中形成的、具有查考利用价值的各类文件材料均属于归档范围，各级司法行政机关应当及时收集、整理社区矫正档案材料，确保档案的原始性、真实性、准确性和完整性。

   第七条    社区服刑人员在执行期间形成的、应当归档的材料主要包括：

刑事判决书、决定书、执行通知书；社区矫正宣告书；社区服刑人员登记表（含照片、底片、指纹）；接受社区矫正保证书；社区服刑人员矫正方案；社区矫正监护责任书；社区矫正志愿者帮教协议书；社区服刑人员奖惩审批表及相关材料；社区服刑人员奖励（处罚）通知书；社区服刑人员年度考核材料；社区服刑人员脱逃、下落不明及死亡情况登记表及相关材料；社区服刑人员异地委托管理、报备管理等相关材料；社区服刑人员期满鉴定表；社区服刑人员期满合议表；社区矫正期满宣告书；解除管制通知书；缓刑考验期满通知书；假释考验期满通知书、恢复政治权利通知书；社区矫正日常管理工作等材料。

 第八条    归档的社区矫正档案应准确、完整，字迹工整，载体和书写材料应当符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

 第九条    司法所应及时对社区服刑人员 档案进行整理和归档，并在社区服刑人员矫正终止的次年六月底前，将档案正卷、移交目录和社区服刑人员信息数据库以年度为单位（也可刻录成光盘），一同移交所在地县级司法局综合档案室，实行集中统一管理。交接时，双方应当清点签字。

 第十条    社区服刑人员档案的保管期限分长期、短期两种。长期（正卷）为二十一年至五十年，短期（副卷）为二十年以下（含二十年）。档案的保管期限应当从社区服刑人员矫正终止的当年起算。

第十一条    长期、短期档案的范围分别为：

（一）长期保存的档案（正卷）：

 刑事判决书、决定书、执行通知书；社区矫正宣告书；社区服刑人员登记表（含照片、底片、指纹）；接受社区矫正保证书；社区服刑人员矫正方案；社区矫正监护责任书；社区矫正志愿者帮教协议书；社区服刑人员奖惩审批表及相关材料；社区服刑人员奖励（处罚）通知书；社区服刑人员年度考核材料；社区服刑人员脱逃、下落不明及死亡情况登记表及相关材料；社区服刑人员异地委托管理、报备管理等相关材料；社区服刑人员期满鉴定表；社区服刑人员期满合议表；社区矫正期满宣告书；解除管制通知书；缓刑考验期满通知书；假释考验期满通知书、恢复政治权利通知书；其他具有长期保存价值的资料。

（二）短期保存的档案（副卷）：

 社区服刑人员日常谈话教育材料；社区服刑人员思想汇报情况登记表；社区服刑人员公益劳动情况登记表；社区服刑人员学习教育情况登记表；社区服刑人员外出请假申请审批表；社区服刑人员日常报到情况登记表；社区服刑人员月度小结、考核、评议、加（扣）分审批单及月度加（扣）分情况汇总表；社区服刑人员迁居审批表；法制（警示）教育和公益劳动等基地协议书；其他有短期保存价值的资料。

 第十二条    社区服刑人员档案采用保管期限——年度排列。

 第十三条    社区服刑人员档案整理采用一人一卷的原则。对办结的社区服刑人员文件材料可根据其重要程度分别整理成正、副卷档案，案卷每册以不超过200页或厚度两公分以下为宜，超过时可立分册。正、副卷档案顺序见卷内目录（附件3、4）

 第十四条    社区服刑人员档案实行承包部门整理的原则。在矫正工作过程中形成的文件材料，由有关人员负责整理。

（一）社区服刑人员执行期间，司法所应当按照“一人一档”的原则建立社区服刑人员个人档案，将其执行期间形成的档案材料收集齐全、完整。

（二）社区服刑人员矫正终止后，司法所应根据社区服刑人员档案保管期限，及时对其档案进行整理立卷。

 第十五条    社区服刑人员档案卷内文件材料，装订前要拆掉金属物。对残缺破损、小于或大于卷面的材料和字迹偏左、装订后影响阅卷的材料，要进行修补、裱贴和折叠。按卷采用左侧三孔一线装订。使用装订的材料应符合档案保护的要求。按卷装订的社区服刑人员档案应填写案卷封面，依卷内文件排列顺序填写卷内文件目录；除卷内目录、备考表外，在有文字和图表材料正面的右上角、反面左上角逐页用阿拉伯数字编制页号；有关卷内文件材料的说明，应逐项填入备考表内，并填写立卷人、检查人姓名和立卷时间。

 第十六条    正、副卷档案的封面、卷内备考表采用软牛皮纸，由县级司法局统一负责印刷（式样见附件1、2）；卷内目录统一采用A4纸（式样见附件3、4）。

 第十七条    社区服刑人员档案编号排列。

（一）司法所应当对社区服刑人员档案按照保管期限——年度编制归档号，即将长期、短期的档案分别按照年度编为两个流水号（即归档号），并编制社区服刑人员档案移交目录。正卷交县级司法局综合档案室，副卷存放在司法所。

（二）县级司法局综合档案室应当对司法所移交的社区服刑人员档案统一进行系统化编制档号和案卷目录，每年一个流水号。

 第十八条    社区服刑人员因迁居等因素变更司法所管理时，档案随人移交接收的司法所。移交前，应当对档案进行详细核对并逐卷登记造册（一式两份），双方办理交接手续，各存一份。

 第十九条    县级司法局和乡镇（街道）司法所应当按照档案管理要求，设立专门的档案库房，配备档案装具，配备防光、防高温、防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。库房温度应常年保持在14-24℃、相对湿度在45-60%。同时，要定期检查，确保社区服刑犯人档案的完整与安全。

 第二十条    各级司法行政机关应当建立和落实社区服刑人员档案查阅、借阅制度，严格履行查阅、借阅登记手续。查阅档案时，不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾划、批注档案材料。归还档案时要当面清查，发现损坏应当及时补救。

（一）档案的对外查阅、借阅。社区服刑人员档案原则上不对外查阅、借阅。确因工作需要查阅和借阅的，外调人员需凭县（市、区）级以上人民政府或政法机关外调介绍信，经县级司法局批准同意。借阅时应当点交清楚，办理借阅手续，并限期归还。电话、信函查档一律不予办理。

（二）档案的内部查阅、借阅。司法行政机关内部确因工作需要查阅社区服刑人员档案，需经县级司法局社区矫正工作管理部门同意，并做好借阅登记，限期归还。

 第二十一条    档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容，确保档案安全。

 第二十二条    各级司法行政机关应当在对档案信息实行有效保密前提下，积极运用各级现代化信息技术手段，建立健全社区服刑人员档案数据库，为统计汇总、综合调研、分析决策、查找利用创造便捷条件。

 第二十三条    各级司法行政机关应当建立档案统计制度，对社区服刑人员档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，每年向上级司法行政机关档案部门报送档案基本情况统计表。

 第二十四条    社区服刑人员档案销毁应当严格按照档案保管期限执行。到期的社区服刑人员档案由县级司法局档案鉴定小组鉴定，编制销毁清册，提出书面报告，经县级司法局分管领导审批后，到指定地点销毁，并派两人以上监销。销毁清册等应当存入全宗卷，报上级主管单位档案部门备案。

 第二十五条    各级司法行政机关应当根据国家有关规定向同级档案馆移交档案。

 第二十六条    本办法由浙江省司法厅负责解释。

 第二十七条    本办法自2009年9月1日起施行。2005年5月23日发布的《浙江省社区矫正对象档案管理规定（试行）》（浙矫正办【2005】5号）同时废止。

 附件：1、社区服刑人员档案封面（牛皮纸）

      2、备考表（牛皮纸作封底）

      3、社区服刑人员档案卷内目录（正卷）

      4、社区服刑人员档案卷内目录（副卷）

附件1

社区服刑人员档案封面

附件2

附件3

社区服刑人员档案卷内目录（正卷）

附件4

社区服刑人员档案卷内目录（副卷）